Från ledig tid till nästa bokning.

1. En resurs är det någon ska kunna boka

Ubook samlar bokningsbara resurser och deras tider på ett ställe. En resurs kan vara ett konferensrum, en lokal, en viss utrustning eller en tjänst som erbjuds under bestämda tider. Det viktiga är att besökaren förstår vad bokningen gäller. När varje resurs har en egen beskrivning och tydliga regler blir det enklare att välja rätt och lättare för verksamheten att planera.

Har du tre rum som kan användas samtidigt lägger du normalt upp dem som tre separata resurser. Då får varje rum sin egen tillgänglighet. Om du däremot hyr ut samma rum under olika namn behöver du tänka igenom upplägget innan du publicerar det. Två separata resurser innebär inte automatiskt att deras kalendrar är sammankopplade. Undvik därför att registrera samma fysiska rum flera gånger bara för att presentera olika användningsområden.

Det finns också en tydlig skillnad mellan verksamheten och kunden. Verksamheten lägger upp resurser, bestämmer regler och hanterar bokningar. Kunden väljer bland det som är tillgängligt och bokar sin tid. En kund behöver inte skapa en egen uthyrningsverksamhet för att boka ett rum. Den skillnaden är bra att känna till när du delar länkar och hjälper någon att logga in.

2. Börja med en tydlig verksamhet

Utgå från den verksamhet som ska stå bakom bokningarna. Välj ett namn som kunderna känner igen och kontrollera kontaktuppgifterna. Namnet hjälper besökaren att förstå vem som erbjuder lokalen eller utrustningen, och kontaktuppgifterna behövs när någon har frågor om exempelvis tillträde, parkering eller särskilda önskemål. Använd gärna samma benämning som på er egen webbplats och i er övriga kommunikation.

När verksamheten är skapad är nästa steg att lägga till den första resursen. Du behöver inte fylla kalendern med hela ert utbud direkt. Börja gärna med ett rum eller en utrustning som har enkla regler. Kontrollera hur presentationen ser ut för kunden och hur tiderna visas. När det första upplägget fungerar blir det lättare att lägga till fler resurser med en konsekvent struktur.

Bestäm också vem som ansvarar för informationen. Någon behöver hålla öppettider, beskrivningar och kontaktvägar aktuella. Det kan vara samma person som tar hand om bokningarna, men i ett större team kan ansvaret delas. En bra start är att utse en ansvarig och en ersättare, så att semester eller frånvaro inte gör att kundernas frågor blir liggande.

Om du redan har tillgång till en verksamhet ska du logga in till den. Skapa inte en ny verksamhet enbart för att du vill hjälpa en kollega med administrationen; be i stället ägaren om en inbjudan.

3. Beskriv det kunden faktiskt får

Ge varje resurs ett tydligt och lättbegripligt namn. ”Konferensrum plan 1” säger mer än ”Resurs A”, särskilt för en besökare som inte känner till era lokaler. I beskrivningen förklarar du vad som ingår och vad kunden behöver veta före besöket. För ett mötesrum kan det vara antal sittplatser, vilken utrustning som finns och hur kunden hittar till rätt entré.

Skriv konkret och utgå från de frågor ni brukar få. Finns bildskärm, whiteboard eller möjlighet att möblera om? Behöver kunden ta med en egen adapter? Ingår städning eller ska rummet återställas efter användning? En tydlig beskrivning minskar risken för olika förväntningar. Uppgifter om exempelvis kapacitet och utrustning bör beskriva det ni faktiskt erbjuder, inte det ni planerar att skaffa senare.

Bilder hjälper kunden att bedöma om resursen passar. Ubook har stöd för flera bilder på en resurs, där den första används som omslag. Välj en bild som visar helheten och komplettera med sådant som är viktigt för bokningen. En ljus bild av rummets sittplatser är ofta mer användbar än en detaljbild där det är svårt att förstå storleken.

Granska presentationen även på en mobil. En beskrivning som känns kort på en stor skärm kan bli svår att överblicka i telefonen. Lägg den viktigaste informationen först och använd korta stycken. Kontrollera slutligen att bilder och text fortfarande stämmer när utrustning eller möblering förändras.

4. Bestäm när resursen är tillgänglig

Med ett veckoschema anger du vilka dagar och tider som ska vara bokningsbara. För timbokning kan du lägga in öppettider och flera tidsintervall samma dag. Ett rum kan exempelvis vara tillgängligt under förmiddagen och eftermiddagen men stängt över lunch. Kunden ska då bara kunna välja tider som ryms inom det upplägg du har angett.

Veckoschemat beskriver den vanliga veckan. Undantag används för datum som ska fungera annorlunda, till exempel en helgdag, en inventering eller en dag då lokalen används internt. Du kan ange att ett datum är stängt eller ge det särskilda öppettider. På så sätt behöver du inte ändra hela veckoschemat för en enstaka avvikelse och sedan komma ihåg att återställa det.

Kontrollera tidszonen för resursen. Tiderna ska vara begripliga för den som faktiskt ska använda lokalen. För en verksamhet i Sverige är det normalt lokal svensk tid som besökaren utgår från. Om ni arbetar över flera tidszoner behöver ni vara extra tydliga i kommunikationen, särskilt när någon bokar på distans för ett senare besök.

När en tid inte visas beror det inte alltid på att någon redan har bokat. Öppettider, undantag, bokningens längd, framförhållning och buffertar påverkar tillsammans vilka alternativ kunden får. Kontrollera därför hela upplägget innan du försöker lösa problemet genom att ändra en enskild inställning.

5. Styr längd, framförhållning och mellanrum

Bokningsreglerna gör att tillgängliga tider passar verksamhetens arbetssätt. Du anger bland annat hur kort och hur lång en bokning får vara. För ett mötesrum kan både 30 och 60 minuter vara användbara alternativ. För en annan resurs kan längre pass behövas. Anpassa reglerna efter vad som går att leverera, inte bara efter hur många tider som kan visas i kalendern.

Startintervallet styr hur tätt möjliga starttider ligger. Bokningslängden och startintervallet är olika saker: ett möte kan pågå i 60 minuter även om möjliga starter ligger med 30 minuters mellanrum. Det måste fortfarande finnas ett ledigt utrymme för hela bokningen. Om endast en halvtimme återstår före stängning kan ett längre pass inte erbjudas där.

Framförhållning anger hur nära inpå start en bokning får göras. Om ni behöver tid för att ordna nycklar eller förbereda utrustning bör reglerna ta hänsyn till det. Du kan också begränsa hur långt fram i tiden kunderna får boka. Det är praktiskt när framtida öppettider ännu inte är bestämda eller när verksamheten planerar en säsong i taget.

Buffert före eller efter bokningen lämnar utrymme för förberedelser och återställning. En sådan buffert påverkar vilka tider som kan bokas intill varandra. Avbokningsfristen styr hur nära start kunden får ändra eller avboka enligt resursens regler. Gör era praktiska villkor tydliga i presentationen så att kunden förstår både tiden som bokas och vad som förväntas runt omkring.

6. Var tydlig med pris och betalning

En resurs kan vara kostnadsfri eller prissatt. Kostnadsfria bokningar passar exempelvis interna mötesrum där användningen inte ska debiteras via bokningen. För en resurs som hyrs ut mot betalning anger du priset i resursens inställningar. Kontrollera alltid resultatet i kundflödet så att summan motsvarar det upplägg du tänker erbjuda.

Det nuvarande resursformuläret använder betalning på plats för prissatta bokningar. En bekräftad bokning ska därför inte förväxlas med ett kvitto på genomförd betalning. Berätta för kunden hur betalningen hanteras hos er och vem som kan svara på frågor. Om ni använder andra rutiner, exempelvis fakturering enligt en separat överenskommelse, behöver den överenskommelsen vara tydlig för kunden.

Skilj också på kundens kostnad för en bokning och verksamhetens pris för att använda Ubook. Det är två olika saker. Paketinformationen beskriver Ubook som tjänst, medan resursens pris gäller det som kunden hyr eller bokar. Undvik att blanda dessa belopp i beskrivningen av en lokal.

En logotyp för ett betalningssätt betyder inte i sig att betalningen genomförs automatiskt i bokningsflödet. Utgå från betalningsinformationen som visas för den aktuella bokningen. Innan du delar sidan brett är det klokt att prova flera bokningslängder och kontrollera både prisuppgiften och texten om betalning.

7. Hjälp kunden att hitta rätt bokningssida

När resurserna och reglerna är klara kan du dela verksamhetens publika bokningssida. Använd den kundvända länken när du hänvisar från er webbplats, en e-postsignatur eller information i lokalen. Administrationssidan är till för teamets arbete och ska inte vara kundens väg till en ledig tid. Öppna därför länken själv och kontrollera att du hamnar i rätt vy innan du delar den.

Skriv gärna vad besökaren kan göra när länken öppnas. ”Boka konferensrum” är tydligare än enbart ”Klicka här”. Om verksamheten har flera resurser bör namnen hjälpa kunden att skilja dem åt. En kund som kommer från en viss lokals presentation ska snabbt kunna känna igen samma rum i bokningsflödet.

Ubook har även en inbäddningsvy för bokning av en resurs. Den kan vara relevant när bokningen ska presenteras i anslutning till information på er befintliga webbplats. Kontrollera att den fungerar i den miljö där ni använder den och att besökaren får tillräcklig information även på mobil. En vanlig bokningslänk är ett enkelt alternativ när ni vill komma igång utan att ändra webbplatsens upplägg.

Vid ett rum kan skärmvyns QR-kod ge en direkt väg vidare till mobilen. Det gör att besökaren kan fortsätta bokningen på sin egen enhet. Placera skärmen så att koden går att läsa och prova den från det avstånd där en besökare normalt står.

8. Så går en bokning till för kunden

Kunden börjar med att öppna bokningssidan och välja den resurs som passar behovet. Därefter väljer kunden datum och en tillgänglig tid. Vilka alternativ som visas beror på resursens regler och befintliga bokningar. Den som vill ha en längre bokning kan därför se färre alternativ än den som väljer ett kortare pass samma dag.

Före bekräftelsen behöver kunden kontrollera resurs, datum, starttid, sluttid och eventuell kostnad. Det är också viktigt att använda rätt e-postadress. Den används för bokningsinformationen och för att senare hitta bokningar med samma adress. Ett litet skrivfel kan göra att bekräftelsen inte når fram eller att bokningen inte syns när kunden loggar in med sin vanliga adress.

Att välja en tid är inte samma sak som att bokningen är färdig. Kunden behöver slutföra flödet och invänta beskedet. Om någon annan hinner boka samma utrymme kan kunden behöva välja ett nytt alternativ. Utgå därför från den slutliga bekräftelsen, inte från att en tid såg ledig ut tidigare under besöket.

Gästbokning och inloggad hantering kan ge olika möjligheter efteråt. Läs informationen som visas för den aktuella bokningen. När en bokning behöver hanteras av verksamheten ska kunden använda verksamhetens kontaktväg. Kunden behöver aldrig skapa en ny uthyrningsverksamhet enbart för att fråga om eller följa upp en bokad tid.

9. Logga in med rätt konto eller e-postadress

Ubooks inloggning erbjuder kontoval som Microsoft 365 och Google när de är tillgängliga, samt inloggning med en sexsiffrig kod via e-post. Kodflödet innebär att du anger din adress och hämtar koden i din inkorg. Du behöver då inte komma ihåg ett separat lösenord för Ubook. Använd en adress som du själv har tillgång till.

Om du vill se dina bokningar ska du använda samma e-postadress som vid bokningen. Om du ska administrera en verksamhet behöver du använda ett konto som har behörighet där. Att kunna logga in betyder inte automatiskt att du får tillgång till en kollegas verksamhet. Ägaren behöver ge dig åtkomst genom teamets inbjudningsflöde.

En engångskod är tidsbegränsad och kan inte användas hur många gånger som helst. Om koden är ogiltig, utgången eller redan använd kan du begära en ny kod i kodsteget. Kontrollera även att adressen är rätt. Har du flera kodmeddelanden i inkorgen ska du utgå från den senaste begäran, så att du inte av misstag försöker använda en äldre kod.

Om meddelandet inte syns direkt kan du kontrollera skräppost och eventuella filter i e-posttjänsten. Dela inte koden med andra för att hjälpa dem in i verksamheten. Bjud i stället in kollegor med deras egna adresser. Då går det att hantera varje persons behörighet utan att ni behöver dela konto.

10. Hitta och hantera Mina bokningar

Mina bokningar är ingången för den som vill se sina egna bokade tider. Kunden loggar in med den adress som användes vid bokningen och får tillgång till de bokningar som kontot har rätt att se. Det är en annan uppgift än att administrera hela verksamhetens kalender. Länken är därför användbar när en kund frågar var bokningsinformationen finns.

När kunden öppnar en bokning bör resurs, tid och status kontrolleras innan en ändring görs. Möjligheten att flytta eller avboka beror på bokningens förutsättningar och resursens avbokningsfrist. En tid som ligger nära start kan behöva hanteras genom direkt kontakt med verksamheten. Det är inte säkert att samma ändringar är möjliga som för en bokning längre fram.

Vid återkommande bokningar är det särskilt viktigt att kontrollera vad ändringen omfattar. En åtgärd kan gälla ett enstaka tillfälle eller flera tillfällen i serien beroende på valet i flödet. Läs sammanställningen innan du bekräftar. Om priset eller tiderna ändras behöver kunden förstå det nya upplägget innan ändringen genomförs.

Om en bokning saknas är första kontrollen vilken e-postadress som användes. En privat adress och en arbetsadress är inte samma konto bara för att de tillhör samma person. För en gästbokning ska kunden följa informationen i bekräftelsen och kontakta verksamheten om bokningen inte kan hanteras via den egna inloggningen.

11. Bekräftelser och påminnelser håller kunden informerad

Ubook har stöd för bokningsmeddelanden vid bekräftelse, ändring och avbokning samt påminnelser. Meddelandena hjälper kunden att hålla reda på vad som har bokats och när det ska användas. För verksamheten blir det enklare att hänvisa till samma uppgifter som finns i bokningen, i stället för att skriva om tid och resurs i varje separat konversation.

Ett skickat meddelande och ett mottaget meddelande är däremot inte alltid samma sak. Leveransen kan påverkas av mottagarens e-postsystem, spamfilter eller en felaktig adress. Om en kund säger att bekräftelsen saknas bör ni först kontrollera att bokningen finns och att adressen stämmer. Undvik att skapa ännu en bokning enbart för att försöka få fram ett nytt mejl.

Påminnelser är ett stöd i planeringen, men kunden bör ändå spara bokningsinformationen. Vilka meddelanden som används beror på bokningens och tjänstens upplägg. Lova inte en viss leveranssekund eller att ett mejl alltid hamnar i inkorgen. Vid frågor nära bokningens start är en direkt kontakt med verksamheten ofta det tydligaste sättet att reda ut situationen.

För teamet är det bra att ha en enkel rutin för meddelanden som inte kommer fram. Kontrollera bokning, adress och status, be kunden se över sin inkorg och följ sedan upp orsaken. På så sätt löser ni leveransfrågan utan att samtidigt skapa dubbla bokningar eller motstridiga besked.

12. Använd kalendern i den dagliga planeringen

I administrationen får teamet en samlad bild av verksamhetens bokningar och resurser. Kalendern kan användas för att se planeringen över olika perioder och för att kontrollera en viss resurs. Bokningslistan hjälper dig att hitta en bokning utifrån exempelvis kund eller status. Välj den vy som passar frågan: kalendern för överblick och bokningsinformationen för detaljer.

När en kund ringer bör du först identifiera rätt bokning. Kontrollera både resurs och datum, eftersom samma kund kan ha flera tider. Om bokningen ska flyttas behöver den nya tiden passa resursens regler och vara ledig. Om systemet meddelar att informationen har ändrats behöver du hämta den aktuella versionen innan du fortsätter.

Blockerade tider kan användas när en resurs inte ska vara tillgänglig för kunder, exempelvis vid underhåll eller ett internt arrangemang. Skilj på en blockering och en kundbokning så att planeringen blir begriplig för resten av teamet. Återkommande bokningar kan vara praktiska för regelbundna aktiviteter, men gå igenom datumen och eventuella undantag innan en serie bekräftas.

Skärmvyn vid ett rum och administrationskalendern har olika syften. Skärmen ger snabb information om läget nu och framåt. Administrationen används för att arbeta med bokningarna. När avslutade möten försvinner från rummets skärm innebär det därför inte att verksamheten ska tolka dem som avbokade eller borttagna ur sin planering.

13. Ge varje kollega rätt behörighet

När fler ska arbeta i Ubook använder ni teamets inbjudningar. Ägaren anger kollegans e-postadress och väljer en roll. Kollegan behöver därefter följa inbjudan och slutföra stegen för att få åtkomst. Använd personens egen adress, så att det är tydligt vem som administrerar och så att en enskild behörighet går att ändra senare.

Rollerna har olika ansvar. Ägaren hanterar åtkomst och medlemskap. Administratörer kan arbeta med resurser och administration, medan personalrollen är inriktad på arbetet med bokningar och kunder. Välj utifrån arbetsuppgifterna. Alla behöver inte ägarens möjligheter bara för att de ska hjälpa en kund att hitta eller ändra en tid.

En inbjudan som väntar på svar är inte samma sak som ett färdigt medlemskap. Om kollegan inte har fått mejlet behöver ni kontrollera adressen och följa upp leveransen. Använd funktionen för att skicka igen när det behövs. Listan kan även innehålla äldre återkallade inbjudningar. En sådan post beskriver just den inbjudan och ska skiljas från en nyare aktiv inbjudan till samma adress.

Gör behörigheterna till en del av era vanliga rutiner. När någon byter arbetsuppgifter eller slutar bör ägaren se över personens tillgång. Undvik gemensamma konton och delade engångskoder. Egna konton gör arbetet tydligare och minskar behovet av att flera personer måste samordna en enda inloggning.

14. Visa rummets bokningar på en surfplatta

En skärm vid rummet hjälper besökaren att snabbt se om det är ledigt eller upptaget. I resursens administration finns skärmfunktionen där du kan öppna eller kopiera skärmlänken. Länken används för visningsläget på plattan. Du behöver alltså inte lämna hela administrationen öppen på en enhet som står tillgänglig för besökare.

Öppna rätt resurslänk på plattan och kontrollera att rummets namn stämmer. På iPad beskriver gränssnittet hur du använder Safari och väljer Dela, sedan Lägg till på hemskärmen. På Android öppnar du länken i plattans webbläsare. Möjligheterna att lägga till en genväg och använda helskärm beror på enhet och webbläsare. Prova alltid på den platta som faktiskt ska användas.

Skärmen visar rummets status, tider och veckans återstående bokningar. När en bokning har börjat visas ”Möte pågår”. Avslutade bokningar visas inte längre i den listan. Bokarens namn visas som standard, och administratören kan stänga av namnvisningen. Fundera på var skärmen sitter och vilka som passerar innan ni bestämmer hur mycket information som ska vara synlig.

Besökaren kan välja en ledig tid och fortsätta via QR-koden på sin mobil. Alternativ som 30 och 60 minuter förutsätter att resursens regler tillåter dem och att en motsvarande tid finns. Om nätanslutningen försvinner kan skärmen inte ge en aktuell bild av kalendern. Kontrollera därför både uppkoppling, läsbarhet och strömförsörjning när plattan placeras ut.

En skärmlänk ska hanteras med omsorg eftersom den ger åtkomst till visningsläget. Dela den med dem som behöver installera eller sköta skärmen. Kundens vanliga bokningslänk är rätt val när du vill sprida möjligheten att boka.

15. Tre sätt att använda Ubook i vardagen

Kontoret med flera mötesrum

Ett kontor lägger upp varje mötesrum som en egen resurs och beskriver storlek och utrustning. Bokningslängderna anpassas till de vanliga mötena. En platta utanför varje rum visar status och kommande tider. Teamet kan då se vilket rum en bokning gäller, och en besökare kan använda QR-koden för att fortsätta till bokningen på sin egen telefon.

Uthyraren med en lokal

En mindre uthyrare börjar med en lokal, tydliga öppettider och en beskrivning av vad som ingår. Buffert efter bokningen lämnar tid för återställning. Kontaktvägen beskriver hur kunden får information om tillträde och betalning. När en helgdag ska vara stängd används ett datumundantag, så att de vanliga veckotiderna kan ligga kvar för övriga dagar.

Verksamheten som lånar ut utrustning

En verksamhet erbjuder en viss utrustning som en separat resurs. Beskrivningen förklarar vad kunden får låna, vad som behöver tas med och hur återlämning går till. Bokningsreglerna ger tillräcklig framförhållning för förberedelser. Om utrustningen behöver service kan tiden blockeras. Personalen arbetar med bokningarna medan en administratör håller resursens information och regler aktuella.

Exemplen visar möjliga arbetssätt, inte färdiga mallar som passar alla. Börja med era verkliga förutsättningar och kontrollera kundflödet. En liten verksamhet vinner ofta på ett enkelt upplägg som alla förstår, medan ett större team kan behöva tydligare ansvarsfördelning mellan resurser, bokningar och medlemskap.

16. Vanliga frågor när du kommer igång

Varför syns inte en tid som borde vara ledig?

Kontrollera öppettider, undantag, bokningslängd, framförhållning och buffertar. Tiden måste passa hela bokningen. Kontrollera också att rätt datum och resurs är valda och att resursen är aktiv. En annan längd kan ge andra tillgängliga starter.

Kan kunden boka utan att skapa en verksamhet?

Ja. Kundens bokningsflöde och verksamhetens administration är separata. Hänvisa till bokningssidan eller Mina bokningar. En inbjudan till teamet behövs bara för den som ska få behörighet att arbeta med verksamheten.

Kan flera kollegor administrera?

Ja, kollegor kan bjudas in med egna konton och roller. Ägaren hanterar åtkomsten. Välj rätt roll och kontrollera att inbjudan har accepterats. Kontrollera även vad som ingår i ert paket när ni planerar hur många som ska arbeta i tjänsten.

Varför får kunden inget mejl?

Börja med att kontrollera adressen och att bokningen verkligen är bekräftad. Be kunden kontrollera skräppost. Skapa inte en dubbelbokning för att lösa ett leveransproblem. Följ upp meddelandet separat om det fortfarande saknas.

Måste hela den här guiden läsas först?

Nej. Börja med en resurs och läs avsnitten om beskrivning, tillgänglighet och regler. Använd sedan innehållsförteckningen när en fråga uppstår. Den som bara vill se en egen bokning kan gå direkt till Mina bokningar.

17. Kontrollera helheten före första bokningen

Innan du delar bokningssidan brett är det bra att gå igenom den som en ny besökare. Använd gärna en mobil och en dator. Läs beskrivningen utan att utgå från sådant som bara personalen känner till. Går det att förstå vilket rum som erbjuds, var det finns och vad kunden ska göra efter bekräftelsen? Små förtydliganden här kan spara många frågor senare.

1. Kontrollera verksamhetens namn och kontaktuppgifter.
2. Granska resursens namn, bilder, beskrivning och aktiva status.
3. Prova datum med vanliga öppettider och datum med undantag.
4. Kontrollera korta och långa bokningar, buffert och framförhållning.
5. Läs priset och betalningsinformationen från kundens perspektiv.
6. Kontrollera att bokningslänken leder till rätt resurs eller verksamhet.
7. Se över teamets roller och ansvar för kundernas frågor.
8. Prova skärmlänk och QR-kod på den faktiska plattan om ni använder en rumsskärm.

Gör därefter en kontrollerad provbokning enligt era egna rutiner och följ upp resultatet i administrationen. En provbokning i den riktiga verksamheten tar en riktig tid i anspråk, så välj ett lämpligt tillfälle och hantera den efter testet. Startsidan har också en demo med exempeldata där du kan utforska presentationen utan att skapa riktiga bokningar.

När verksamheten börjar använda Ubook kan ni samla de frågor som återkommer. Förbättra beskrivningar och rutiner utifrån det kunderna faktiskt behöver hjälp med. Målet är ett bokningsflöde där rätt information finns i rätt steg och där både kunden och teamet vet vad som händer härnäst.